Entenda como funciona a contabilização da folha de pagamento

A folha de pagamento — ou FOPAG — é uma atribuição trabalhista de qualquer organização brasileira. O documento pode abranger diferentes períodos — semanas, quinzenas ou meses — e normalmente é dividido em proventos, descontos e bases.

Para saber como contabilizar a folha de pagamento, é necessário reunir os valores referentes a férias, 13º salário, aviso prévio e impostos como INSS e IRRF, associados à folha de pagamento.

Além disso, existe também o chamado “Princípio da Competência”, que, na contabilidade, representa a contabilização dos salários no mês da referida competência, mesmo que o pagamento devido seja efetuado posteriormente, já que os salários geralmente são pagos no 5º dia útil do mês subsequente ao da folha.

Quando se trata de férias ou 13º salário, os valores são apropriados também obedecendo ao regime de competência.


O que é classificação contábil?
Qualquer operação monetária realizada em uma empresa, seja compra, venda, despesa, receita etc., deve ser inserida imediatamente na contabilidade, sendo classificada de acordo com sua natureza, seguida de seu respectivo valor. Na folha de pagamento, ocorre o mesmo processo. Classificação contábil, portanto, é o ato de organizar cada uma das operações e sua consequência no patrimônio da empresa.

Os salários e seus encargos pagos são classificados como despesas operacionais quando se referem a funcionários de áreas comerciais ou administrativas. No caso de os colaboradores atuarem na área produtiva ou de execução dos serviços que a empresa oferece, eles serão classificados como custo de produção ou de serviços, dependendo do caso.

Lembra-se de que, no início do texto, citamos as divisões da folha de pagamento? Vamos agora entender o que é cada uma.

Proventos
Proventos representam todo o lucro resultante das atividades da empresa que são compartilhados com todos os empregados. Nessa parte da folha de pagamento, pode-se incluir tanto os benefícios pagos pelo trabalho, salário e hora extra, por exemplo, como os pagos por meio de programas governamentais.

Descontos
Já nessa parte da FOPAG, ficam reunidos os descontos realizados no pagamento do funcionário. Podem ser descontos legais, como INSS e IRRF, ou aqueles gerados pelo trabalho do colaborador, como faltas ou atrasos. O pagamento final, portanto, deve ser calculado subtraindo-se o valor dos descontos do valor dos proventos.

Bases
Esses são os valores sobre os quais serão aplicadas as alíquotas, a fim de se calcular qual será o tributo pago. Esses dados são importantes porque nem todos serão contabilizados — alguns estão na folha de pagamento apenas para demonstração de cálculo, como o INSS patronal, bases para o FGTS e para o INSS, entre outros.


Como contabilizar a folha de pagamento?
Para administrar uma empresa, é necessário que todas as áreas se mantenham integradas e trabalhem para a prosperidade do negócio. Sendo assim, não basta apenas planejar cada passo futuro — organização e controle também são fundamentais, e uma folha de pagamento feita corretamente é indispensável no caminho até o sucesso.

Agora que você já entendeu como contabilizar a folha de pagamento, vamos simplificar e mostrar como esse processo pode ser feito na sua empresa, citando o que deve ser incluído em cada uma das partes. Pegue o lápis e o papel, pois vamos praticar cada passo e listar cada item.

Tanto a contabilização da folha de pagamento como a entrega dos recibos de pagamento são obrigatórias em qualquer tipo de empresa. Não existe um modelo oficial de FOPAG, mas o documento deve ser feito de maneira que nenhuma legalidade seja prejudicada, incluindo os registros financeiros de cada funcionário.

Toda folha de pagamento deve conter o nome e o cargo dos funcionários; valor do salário; frequência; forma e data de pagamento; nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade, quando for o caso; parcelas integrantes ou não do salários; descontos legais e as quotas do salário-família de cada colaborador. Todas as informações devem vir representadas por valores numéricos.

Dessa forma, em primeiro lugar são dispostos todos proventos além dos salários, assim, esses valores são correspondentes a:
- indenização de aviso prévio e férias;
- pagamento de abonos do salário-maternidade e família;
- e quitação do 13º salário.

Em seguida, aparecem os descontos referentes ao adiantamento do salário e dos encargos e impostos — INSS sobre salários e atrasos, a contribuição sindical e o IRRF sobre salários.

Na segunda parte, aparece o que pode conter na demonstração do INSS, como os valores sobre a remuneração, 13º salário, o que é devido pela empresa e descontado dos empregados, além do salário-família e maternidade. Por fim, pode-se encontrar as parcelas que incidem sobre a folha e também a contribuição do Fundo de Garantia sobre o 13º salário com rescisão.



Crédito das informações: https://www.jornalcontabil.com.br/contabilizacao-da-folha-de-pagamento-entenda-como-funciona/